اهداف دست‌یافتنی و چارچوب زمانی معنی‌دار برای انجام کارها تعیین کنید. آیا مشکل آلیس را در کتاب «آلیس در سرزمین عجایب» نوشته لوئیس کارول به یاد دارید؟ آلیس در جنگل قدم می‌زد که به یک دوراهی رسید. نمی‌دانست کدام راه را برود. او از گربه چشایر پرسید:

میشه لطفا به من بگید که از کدام راه باید برم؟

گربه گفت: بستگی داره به کجا می‌خوای برسی.

آلیس گفت: مهم نیست به کجا برسم.

گربه گفت: پس مهم نیست از کدوم راه بری.

آلیس ادامه داد: البته اگه به جایی برسم بهتره.

گربه گفت: البته اگه به اندازه کافی راه بری به یه جایی خواهی رسید

اگر بعضی روزها احساس می‌کنید که بی‌هدف در مسیری طولانی در حال پیشروی هستید، پس لازم است برای روزها و سال‌های پیش روی خود اهدافی قابل دستیابی تعیین کنید. اهداف منطقی به شما کمک می‌کنند که احساس کنید در مسیر درستی قرار دارید و کنترل اوضاع دست شماست. اهداف همچنین معیاری به دست شما می‌دهند که می‌توانید به وسیله آنها تعیین کنید چقدر باید برای هر کار وقت بگذارید.

اگر کارهایی بیشتر از آنچه از عهده شما برمی‌آید برای خود تعیین کنید، دچار اضطراب می‌شوید. اگر احساس می‌کنید برخی فعالیت‌ها شما را خسته می‌کنند و بیش از حد بار بر دوش شما می‌گذارند، لازم است یاد بگیرید که بگویید «نه». باید یاد بگیرید که فعالیت‌هایی را که ضروری نیستند انجام ندهید. کارهای بی‌فایده را از برنامه خود خط بزنید و همه تعهدات زمانی خود را به‌دقت ارزیابی کنید. از گوشی هوشمند یا نرم‌افزار زمان‌بندی برای برنامه‌ریزی هر یک از اهداف و فعالیت‌هایی که لازم است به نتیجه برسانید استفاده کنید، نه فقط برای تنظیم جلسات خود.

اگر قرار است برای نوشتن یک گزارش یک ساعت وقت صرف کنید، این یک ساعت را درست مثل یک جلسه کاری برنامه‌ریزی کنید. اگر خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌های روزانه هر روز یک ساعت از چند وقت می‌گیرد در برنامه خود این یک ساعت را در نظر بگیرید.

در شرکت در جلسات کاری تجدید نظر کنید

یک ملاقات مؤثر، یک هدف اصلی دارد. یک ملاقات فرصتی است برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات و یا پیدا کردن راه حل برای یک مشکل اساسی. تنها وقتی باید جلسه بگذارید که تعامل رو در رو مورد نیاز باشد. جلسات کاری می‌توانند به نفع شما باشند، اما همچنین آنها ممکن است کارایی و بهره‌وری شما را در محیط کار کاهش دهند.

اگر بخش زیادی از زمان شما صرف شرکت در جلسات غیر‌مفید می‌شود که وقت شما را تلف می‌کنند شما توانایی خود را برای به انجام رساندن کارهای مهم در محیط کار محدود می‌کنید. وال استریت ژورنال تحقیقی منتشر کرده است که نشان می‌دهد مدیران آمریکایی اگر این دو کار را انجام دهند می‌توانند ۸۰درصد وقتی را که در جلسات تلف می‌کنند کاهش دهند: اگر جلسه را در زمان مقرر شروع کنند و در زمان مقرر تمام کنند و اگر فقط شرح وظایف جلسه را پیگیری کنند و بحث اضافی نکنند.

شما نمی‌توانید برای همه کس همه کار بکنید پس وقت خود را مدیریت کنید

برای مهم‌ترین تعهدات خود وقت بگذارید. همچنین وقتی اختصاص بدهید تا بفهمید این تعهدات کدام هستند. اساس مدیریت زمان، توانایی کنترل اتفاقات است.

چند سال پیش تحقیقی انجام شد که نشان می‌داد رهبران ارکستر بیشتر از سایر افراد در سایر مشاغل عمر می‌کنند. پژوهشگران با بررسی علت عمر زیاد آنها به این نتیجه رسیدند که هیچ شغلی به اندازه رهبری ارکستر باعث نمی‌شود افراد بر اتفاقات جاری زندگی خود کنترل و مدیریت داشته باشند.

دکتر چارلز هابس در کتاب خود به نام «قدرت زمان» می‌گوید پنج دسته اتفاق وجود دارد:

اتفاقاتی که فکر می‌کنید نمی‌توانید آنها را کنترل کنید و واقعا هم نمی‌توانید.

اتفاقاتی که فکر می‌کنید نمی‌توانید آنها را کنترل کنید اما می‌توانید.

اتفاقاتی که فکر می‌کنید می‌توانید آنها را کنترل کنید اما نمی‌توانید.

اتفاقاتی که فکر می‌کنید می‌توانید آنها را کنترل کنید اما این کار را نمی‌کنید.

اتفاقاتی که فکر می‌کنید می‌توانید آنها را کنترل کنید و واقعا هم می‌توانید.

در کنترل وقایع دو مسئله اصلی وجود دارد:

همه ما در اصل مسئول وقایع بسیاری هستیم که از همه آنها خبر نداریم.

برخی چیزها غیرقابل کنترل هستند. تلاش برای کنترل چیزهایی که غیرقابل کنترل هستند، دلیل اصلی ایجاد اضطراب و ناخوشنودی است.

با توجه به کارهای موازی بسیاری که توجه و وقت شما را می‌طلبند، احتمالا احساس می‌کنید که بیشتر ساعات روزتان در اختیار شما نیستند. این احساس که کنترل را به دست ندارید، دشمن مدیریت زمان و دلیل اصلی اضطراب در زندگی روزمره نیز هست .

تصمیمات خود را در مورد زمان بر اساس تحلیل شرایط بگیرید

مجتمع فنی تهران : بررسی کنید که در حال حاضر چگونه زمان خود را تقسیم می‌کنید. آیا کارهای کوچک و بی‌اهمیت را زودتر انجام می‌دهید زیرا آنها ساده‌تر هستند و به سرانجام رساندن آنها احساس خوبی به شما می‌دهد؟ یا تمرکز و تلاش خود را برای چیزهایی می‌گذارید که واقعا در سازمان شما و در زندگی شخصی شما تغییرات مهم ایجاد می‌کنند؟ اتفاق‌ها و فعالیت‌ها به چهار دسته زیر تقسیم می‌شوند که لازم است بیشتر زمان خود را برای دو دسته آخر بگذارید.